Social media management och digitala arbetsprocesser för Lerums Kommun

19 oktober, 2021

I samband med en personalförlust på näringslivsenheten sökte enheten en konsult som kunde ta över existerande arbetsuppgifter och samtidigt identifiera förbättringspotential i arbetsprocesserna. Merphi vann uppdraget och våra uppgifter involverade utvecklingen av en kommunikationsplan, etableringen av arbetsprocesser och slutligen implementering av den digitala kommunikationen. (Social media management). 

Fokus inför uppdraget med Lerums kommun

Redan från början var det viktigt att jobba med implementeringen av enhetens digitala kommunikation. Det fanns inte tid att prioritera en kommunikationsplan innan implementeringen av den digitala kommunikationen utan arbetet behövde utföras parallellt och agilt. Detta visade sig vara fördelaktigt eftersom konsulten i samband med implementeringen lärde känna enheten och identifiera från ett tidigt stadie  förbättringspotential.  Förbättringarna kunde vidare implemnteras direkt i kommunikationsplanen tack vare en agil projektledning. 

Utvecklingen av digitala arbetsprocesser och viktiga styrdokument.

Visit Lerum En stor del av enhetens kommunikation sker över sociala medier (Instagram, Facebook och LinkedIn). Viss komplexitet introducerades när samma material skulle kommuniceras på samtliga plattformar, samtidigt som  kommunens kommunikationsenhet behövde revidera allt material. Snabbt kunde Merphis konsult identifiera att arbetsprocesserna behövde dokumenteras och omarbetas för att i slutändan kunna leverera effektiva arbetsprocesser. 

Lösningen var att utforma tydliga styrdokument inom varje varumärke som näringslivsenheten förvaltade. Dessa var: Visit Lerum , Fullt fokus, Upp och Poppa samt enhetens egna varumärke. Varje styrdokument innehöll en tydlig grafisk profil integrerad i mjukvaruplattformen Canva för att underlätta arbetet oberoende vart personalen befinner sig och sammanställa all information på ett och samma ställe. Vidare innehöll styrdokumenten även en genomgående översikt kring alla arbetsprocesser för att undvika misskommunikation internt samt publicering av oreviderat material. Styrdokumenten tillhandahåller även enheten med ett effektivt verktyg i samband med rekrytering då dokumenten kan användas vid onboarding av ny personal. 

Social media management och digitala processer för Lerums Kommun

Implementeringen av social media management.

Eftersom enheten redan från start hade viktiga kommunikativa uppgifter att utföra behövde konsulten snabbt sätta sig in i arbetet. Enheten saknade tydliga styrdokument överfördes enheten erfarenheter genom effektiva och strukturerade möten. Därefter påbörjade Merphis konsult arbetet med social media management och allt vad som ingår. Arbetet med enhetens sociala medier innebar skapandet av grafiskt material, copywriting, fotografering och projektplanering. 

Exempel på en vanlig arbetsdag för konsulten kunde se ut ungefär såhär. 

  1. Veckan innan ska materialet för nästkommande vecka vara klart och reviderats av kommunens projektledare samt kommunikationsenheten. Detta för att undvika friktion i implementering och att jobba proaktivt. 

  2. Allt grafiskt material skapades i Canva där konsulten sedan tidigare har skapat en grafisk profil för varje varumärke. Detta optimerar tiden det tar att utforma nytt material och säkerställer att den grafiska profilen är korrekt. 

  3. I samband med event åkte konsulten ut för att fotografera och sammanställa anteckningar inför kommande publikationer. 

  4.  Allt material dokumenterades lättåtkomligt för kommunens projektledare. 

Ovanstående arbetsuppgifter ingår i en utformning av flertal arbetsprocesser skräddarsydda för just näringslivsenhetens behov. Är du intresserad av ett liknande projekt kontakta då Philip Berlin som var projektansvarig, Philip@merphi.se.

Projektets utformning och upplägg.

Direkt definierades projektets leveranser och vad som skulle ingå i avtalet samtidigt som det fanns utrymme för komplettering av leveranser. Uppdragets natur var att ersätta en tidigare kollega på enheten under tre månader och under dessa tre månader jobba med implementering, utforma kommunikationsplaner, arbetsprocesser och slutligen underlätta rekryteringen av ny personal. 

Författare: Philip Justinus Berlin

Dela på facebook
Post
Dela på linkedin
Share
Dela på email
Email

Dela dina tankar

Det är lätt att nå oss och vi ser fram emot att ha en öppen konversation med dig, känn dig fri att ringa eller mejla. Ibland kan det vara lättare att summera sina tankar med ett telefonsamtal, ring då direkt till Philip. 

Philip@merphi.se

+46 76-1917996

EXPLORE OTHER UNIVERSES